Eine Messe ist die zeitlich befristete Außenstelle Ihres Unternehmens. Und zwar nicht nur EINE Außenstelle, sondern DIE Außenstelle, mit der Sie während der Messezeit gezielt auf Kundenfang gehen wollen. Oft entscheiden nur wenige Sekunden darüber, ob ein Interessent stehen bleibt, Ihren Stand betritt, oder uninteressiert weitergeht.
Wenn man außerdem davon ausgeht, dass sich die Kosten – selbst für einen kleinen Messestand – gut und gern auf einen 5-stelligen Betrag summieren, versteht sich von selbst, dass ein Unternehmen bemüht sein sollte, den größtmöglichen Nutzen aus der Veranstaltung herauszuholen.
Daher ist äußerste Professionalität und Disziplin am Messestand ein absolutes Muss für jedes Unternehmen.
Wenn Sie einige Grund- und Verhaltensregeln beherzigen, können Pannen von vornherein vermieden werden.
Frühzeitige Vorbereitung vermeidet Torschlusspanik
Beginnen Sie frühzeitig mit Ihrer Messeplanung. Visitenkarten und Informationsmaterial muss gedruckt werden, Ausstellungsstücke müssen erstellt, der Standbau muss organisiert werden, usw. usw.
Planen Sie Ihre Standbesetzung so, dass während der gesamten Messezeit möglichst aus allen wichtigen Unternehmensbereichen ein kompetenter Mitarbeiter vor Ort ist. Denken Sie auch an die Unterkünftige für Ihre Mitarbeiter. Gerade während der Messezeiten sind diese erfahrungsgemäß knapp.
Planen Sie in Ihrem Budget ein Messetraining für Ihre Mitarbeiter mit ein, das Sie dann wenige Tage vor Beginn der Veranstaltung durchführen. Nicht jeder Techniker ist automatisch ein guter Verkäufer, und oft hilft es, gemeinsam die Antworten auf die wichtigsten Fragen sowie einen Gesprächseinstieg einzustudieren. Bei dieser Gelegenheit sollte auch das äußere Erscheinungsbild der Mitarbeiter (sprich: die Bekleidung) aufeinander abgestimmt werden.
Professioneller Standbau als wichtiger Erfolgsbestandteil
Achten Sie darauf, dass Ihr Stand professionell und ansprechend wirkt. Der Stand soll Besucher dazu animieren, stehen zu bleiben und einzutreten. Dazu muss der Stand offen und einladend gestaltet sein – er sollte keinesfalls mit Möbeln oder Prospektständern zugebaut sein.
Wenn Sie Ihren Standbau selbst planen, finden Sie zum Beispiel hier auf dieser Seite umfangreiches Messezubehör – vom faltbaren Prospektständer bis hin zur platzsparenden Messetheke.
Auftritt während der Messe – Zusammenarbeit ist Trumpf
Am Stand herrscht grundsätzlich äußerste Disziplin. Dazu gehört zunächst ein klar definierter Standleiter, der (oder die) unabhängig von der sonstigen Hierarchiestruktur des Unternehmens die Entscheidungs- und Weisungsbefugnis erhält.
Achten Sie auf freundlichen Umgang miteinander und gegenseitige Hilfsbereitschaft. Bedenken Sie, dass ein Messetag für alle Beteiligten stressig und anstrengend ist. Begriffe, wie “Nein” oder “Dafür bin ich nicht zuständig” sollten von vornherein als Tabubegriffe erklärt werden. Wenn ein Mitarbeiter gerade in einem Gespräch mit einem Interessenten ist, ist es durchaus “erlaubt”, dass auch mal der Chef nach dem Getränkewunsch fragt – eine gute Gelegenheit, sich beim Bringen dem Gespräch anzuschließen.
Rauchen, Telefonieren, schnell die versäumte interne Besprechung von letzter Woche nachholen etc., sind absolute Tabus. Auch dann, wenn gerade auf dem Messestand wenig los ist und Zeit wäre. Wenn genau zu diesem Zeitpunkt gerade Ihr einzigster Interessent vorbeikommt und Ihr gesamtes Team beschäftigt in einer Ecke stehen sieht, haben Sie Ihre Chance verpasst.
Generell sollten Interessenten mit Handschlag begrüßt werden, incl. dem obligatorischen Visitenkartentausch. Behalten Sie während des Gesprächs die Visitenkarte Ihres Interessenten in der Hand. So können Sie ihn zwischendurch immer wieder einmal mit Namen ansprechen. Hat Ihr Besucher keine Visitenkarten, so notieren Sie sich den Namen auf einem Zettel oder direkt auf dem Besucherbericht, der für jeden Besucher ausgefüllt werden soll.
Zeitplanung der Gespräche – in der Kürze liegt die Würze
Um die relativ teure Messezeit so effizient wie möglich zu nutzen, sollten Beratungstermine mit einzelnen Interessenten auf maximal eine halbe Stunde begrenzt sein. Das ist genug Zeit, um dem Interessenten eine generelle Information über das Unternehmen zu geben, über die Produkte und Mehrwerte zu informieren sowie ggf. eine kleine Produktpräsentation. Intensivere Beratungsgespräche oder Problemlösungen sollten auf einen Folgetermin nach der Messe vertagt werden.
Die teuerste Gelegenheit seine Bestandskunden zu begrüßen
Selbstverständlich können Sie auch Ihre bestehenden Kunden zum Besuch einladen. Allerdings sollten Sie deutlich mehr Zeit für Neukunden einkalkulieren. Ihre Bestandskunden kennen Sie ja schon, und sie haben sicherlich viele andere Gelegenheit, mit diesen zu sprechen.
Nachbereitung: Aufgaben abarbeiten, Zusagen einhalten
Mit dem Schließen der Messetore am letzten Messetag ist für die Besucher die Messe beendet. Für Sie bedeutet dies, dass damit die Nacharbeiten beginnen. Bedanken Sie sich einige Tage nach der Messe schriftlich oder per E-Mail bei Ihren Besuchern. Haben Sie Zusagen für Angebote gemacht oder Folgetermine besprochen? Achten Sie darauf, dass Ihnen nichts verlorengeht und dass Sie besprochene Terminzusagen auch einhalten.
Dies sind nur einige Punkte, die bei einer Messe zu beachten sind. Richtige Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung sind das A und O. Scheuen Sie sich nicht davor, für Planung und Durchführung professionelle Unterstützung von außen in Anspruch zu nehmen. Damit die Messe für Ihr Unternehmen ein absoluter Erfolg wird.